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借力電子學籍 提高取證效率

2015-08-27 10:21:46 | 我要分享
        在教育事業發展(普及程度)統計工作中,獲取適齡人口異地就學證明是重點和難點。這項工作的目的在于促進地方政府依法保障和落實適齡人口接受教育,掌握具體情況。近十年來,隨著社會經濟的快速發展,人口流動頻繁,學生異地就學數量不斷加大,教育事業發展統計取證工作的要求和形式也在逐步變化。多年來筆者一直參與教育事業發展統計工作,經歷過“兩基”、“雙高普九”、“對縣督導”等省、市教育督導評估。在此結合實際工作來梳理近些年我區就學取證工作的變化及電子學籍取證的應用技巧,以期拋磚引玉。

    一、近十年學生就學取證方式的變化

    (一)2010年以前的做法。這個階段學生就學取證的主要形式為統一格式的在校生證明書,不論在本地區或流出外縣區的,統一提供在學證明作為佐證。每年9月份本區各初中校都要按本年度的在校生名冊逐一填寫在學證明,小學則按一年級新生名冊及變動名冊增加的學生填寫在學證明。在學證明按鄉鎮分類,送到各鄉鎮普及程度項目組作為就學佐證材料。各鄉鎮再將在學證明按村別整理后分發到各行政村。在學證明的填寫、核對、匯總、整理、分發等各個環節工作量大,檢查核對也不方便。對于流出外縣區部分的取證工作,一般是由鄉鎮政府協調組織人員進村入戶,摸清學生去向,聯系家長取得在學證明。如果沒有取得在學證明紙質材料,鄉鎮普及程度項目組還要組織人員直接到外縣區相關學校去取證。

    這個階段取證工作的做法有效規范了中小學學籍、就學取證的管理,督促了鄉鎮政府依法履行教育工作職責,全面掌握轄區內適齡人口就學情況,扎實開展組織適齡兒童少年入學及控輟保學工作,使得學齡人口入學率就學人數統計有據可依。但在進城務工人員隨遷子女異地就學日趨頻繁的情況下,這種單一形式的取證難度不斷加大,往往需要花費一定的人力、物力去獲取,效率低,甚至有些取證材料有效性、真實性較低。

    (二)2010年以后至全國中小學生學籍信息管理系統建立之前的做法。省政府教育督導辦《關于規范教育督導評估教育事業發展統計等有關事項的通知》(閩政教督〔2010〕23號)和《關于印發福建省3~18周歲人口接受教育情況登記表的通知》(閩政教督〔2011〕19號)下發后,進一步規范了教育事業發展統計工作,結合新形勢對取證工作提出了新的要求,對就學取證的對象、形式、有效時間均作了詳細的說明。明確規定在招生服務片區內就讀的無需取證,強調取證的有效性,拓寬了就學取證的其他形式。并指出了通過省電子學籍系統取證的發展方向。

    為減少取證工作量,也考慮到本地戶籍人口跨鄉鎮就學也屬于本地區統一管理范疇,本地區的在學證明紙質材料完全可以省略。在泉州市政府教育督導室的指導下,我區推行建立以在校生名冊、村文化戶口冊為核心的統計體系。即全面規范幼兒園、小學、中學在校(園)生花名冊,使用統一格式的電子表格,做到填報信息全面準確,并能自動生成統計結果。按學生生源地不同分為未報戶、本村、外村、外鎮、外縣區、外省等類別(如下圖所示)。

    通過電子表格排序功能生成本區跨鄉鎮流動學生名冊,進城務工隨遷子女就學名冊,匯總到區級普及程度項目組,核對后以區級跨鄉鎮流動學生名冊作為區內跨鄉鎮流動就學證明。這樣,在本地區就學的學齡人口一律不必再提供紙質在學證明,工作量大大減少了。

    這個階段我們也嘗試通過省電子學籍系統導出本省跨縣市就學學生信息,通過地址信息進行篩選,得到流到本省外縣市就學人口信息,作為就學證明。但當時這種方式總體效果不好。原因主要有三方面:一是省電子學籍系統學生信息填報還不夠規范、準確、全面,篩查難度大;二是補建學籍審批制度還不夠完善,有些學校接收回原籍學生,直接補建,沒有輸入身份證號,由系統生成臨時身份證號,避免身份證號查重;三是省電子學籍系統僅能查詢學生在省內就學的情況,而在外省就讀學生情況無法查詢。

    (三)2014年全國中小學生學籍信息管理系統建立以來的做法。這個階段隨著全國中小學生學籍信息管理系統的建立和使用,從技術層面上解決了大部分本省異地就學取證的問題。省級反復強調流出省外的就學取證在形式上不必統一要求,在真實、有效的前提下,取證材料提倡多樣化!

    我區繼續健全以在校生花名冊、村文化戶口冊為核心的統計體系,使用統一格式并已設置自動統計功能電子表格,有效提高了統計效率。隨著全國中小學生學籍信息管理系統正式建立并且不斷完善,流到本省外縣市就學的取證工作有了突破性進展,通過電子學籍查詢并打印出截圖即可作為就學證明,非常方便、準確。只要是在本省范圍內就讀的基本上可以查詢到,佐證真實性高,減少了檢查認定時間,大大解決了適齡人口異地就學取證問題。因此,目前我們取證的主要精力針對管理系統中查找不到的本地戶籍學生情況,特別是在省外就讀學生的情況,這部分學生接受教育的具體情況,需要逐一確認,并提供相應的書面材料。

    二、電子學籍查詢給教育事業發展取證工作帶來大變化

    教育事業發展統計取證工作主要有村文化戶口冊的受教育情況統計及初中畢業生去向跟蹤兩方面工作。電子學籍查詢取證作為新的證明形式在取證工作中予以明確后,我區教育事業發展統計的取證形式發生了很大的變化。

    (一)村文化戶口冊統計取證形式的變化

    現試列舉我區某一個村不同年度的文化戶口冊取證的相關統計數據來說明這種變化。

 

    通過對比分析,我們可以發現,采用電子學籍查詢取證后,外出就讀的佐證除個別流出外省的,其他的均通過電子學籍系統查詢進行取證。幼兒學齡人口就學取證由于目前沒有相應的電子學籍系統,仍需采用紙質在學證明。

    (二)初中畢業生去向取證形式的變化

    初中畢業生去向跟蹤工作也是教育督導檢查的重要內容之一,近些年來,我區初中校采取的取證方式主要有:

    1.部分學校有自制《畢業生跟蹤卡》,要求學生在開學第一周內(加蓋就讀學校公章)交到學校教務處(或郵寄)。

    2.學生可在就讀學校開具在學證明,再交回學校教務處。

    3.學生可提供錄取通知書和注冊交費發票原件和復印件。

    4.部分學校初三班主任通過QQ群、微信群取得學生上傳其他形式就學證明(借書證、學生胸卡等)的電子圖片。

    采用電子學籍查詢取證后,初中畢業生去向取證的形式發生了明顯的變化,下面的例子是我區某一初中校不同年度的初中畢業生去向跟蹤取證的統計數據。

    XX中學初中畢業生去向取證情況匯總

    顯而易見,通過電子學籍查詢取證后,初中畢業生升學后的就學取證基本上通過電子學籍系統查詢來完成。

    三、使用電子學籍查詢的技巧初探

    目前全國中小學生學籍信息管理系統已不斷完善,初步具備提供異地就學取證的條件。作為一種新的就學證明形式,如何規范電子學籍查詢操作,拓展電子學籍取證的有效路徑,更好地服務于教育事業發展統計取證工作,是當前就學取證工作面臨的重要課題。結合近兩年的實踐,現將我區主要做法介紹如下:

    作為一種在學證明,查詢的對象主要是各類學校在校生。因此電子學籍查詢取證的基本方式應該為:在校生查詢。

    在校生查詢的具體流程如下:登陸全國中小學生學籍信息管理系統——學籍管理——綜合查詢——全省學生查詢——輸入姓名、身份證、學籍號。

    

    除了在校生查詢外,全國中小學生學籍信息管理系統還提供異動查詢、跨省轉學查詢、異動在辦查詢等多種查詢方式,使用何種查詢方式主要應考慮到證明的有效性及便捷性。經過反復的實踐,往往可以發現一些較為合適的查詢方式。我區初中校通過“學籍異動申請”獲得就學證明電子截圖,就是一種便捷有效的畢業生去向取證方法。其原理與學生異動轉學操作方法一致(實際上就是異動轉學操作的一部分),下面是具體的操作步驟:

    1.進入全國電子學籍系統點擊“日常管理”菜單下的“學籍異動申請”界面,出現如圖一下界面:

    

    2.點擊上圖中間界面上的“申請”按鈕,可進入轉學申請界面,如下圖:

    

    3.輸入學生的全國電子學籍號和學生姓名,點擊“查詢”按鈕,下面就可出現該學生就讀的學校等基本信息(提示:全國正式電子學籍號即是G+身份證號),如下圖:

    

    4.打印此頁面,作為畢業生去向證明,方法如下:點擊頁面“文件”下的“打印”功能(頁面建議設置成橫向)

    

    說明:這個方法只能查詢就讀高中的畢業生去向,就讀職校的無法查詢,因為這個系統與職校沒有聯網。

    畢業后到外省就讀的學生如按全國電子學籍系統要求辦理調檔手續,也可以在全國電子學籍系統中取得相應的就學信息。

    全國中小學生學籍信息管理系統雖然不是為教育督導而建設,但是相信隨著開展教育督導時教育事業發展統計工作大量使用,更多的查詢取證方法將會在今后的工作實踐中得以發現和實現。作為一個教育事業發展統計工作者,我們期待全國中小學生學籍信息管理系統不斷完善,盡早實現外省就讀情況查詢,提供更多查詢功能,屆時取證工作將一定會越來越便捷、越來越高效。

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